請求書を発行したあと、会計ソフトへの入力はどのようにしていますか。
売上の入力は毎月のことなので、やり方によって負担がかなり変わります。
特に士業は、一般的な事業よりも請求内容が少し複雑になりやすく、手入力の負担が重くなりがちです。
今回は、売上を会計ソフトへ入力する方法として、
手入力・取り込み・連携
の3つを整理しながら、どこを見直すと楽になりやすいかを書いてみます。
請求書は「作ったあと」まで考えておくと楽になります
請求書の作り方は、いろいろあります。
- Excelで作成する
- 士業の業務管理ソフトで作成する
- クラウド請求書を使う
どの方法でも請求書は作れます。
ただ、実務では「請求書を作ること」だけで終わりません。
そのあとに、
- 会計ソフトへ入力する
- 売上データを確認する
- 後で集計や分析に使う
という流れがあります。
そのため、最初から
日付・得意先名・金額などをデータとして出しやすい形
にしておくと、あとがかなり楽になります。
元データをそのまま使えれば、転記ミスも減らしやすくなります。
士業の売上入力は、一般的な業種より重くなりやすい
一般的な事業の売上は、比較的シンプルな仕訳で済むことが多いです。
一方で士業は、
- 源泉徴収税額
- 印紙代や証明書代などの立替金
が絡むことがあり、請求書1枚から入力しなければならない数字が増えやすいです。
特に、司法書士・弁護士・土地家屋調査士などは立替払いが発生しやすく、手入力だとどうしても手数が増えます。
このあたりは、以前まとめた士業の売上・源泉徴収・立替金の考え方の記事ともつながるところです。
方法1：手入力は分かりやすいですが、どうしても手間がかかります
会計ソフトに1件ずつ手で入力する方法は、やり方としては分かりやすいです。
会計ソフトによっては、仕訳辞書のような機能を使って少しラクにすることもできます。
ただ、士業の場合は入力項目が増えやすいので、どうしても時間がかかります。
しかも、手入力は
- 金額の転記ミス
- 借方貸方の入力ミス
- 立替金や源泉徴収の漏れ
が起きやすいです。
少量であれば手入力でも回ることはありますが、件数が増えてくるとあまりおすすめはしにくいです。
方法2：CSV取り込みは、元データがあるならかなり有力です
請求データをCSVで出力できるなら、会計ソフトへ取り込みやすい形に加工する方法がかなり有効です。
たとえば、
- 業務管理ソフトから請求データをCSVで出力する
- Excelで必要な項目を整理する
- 会計ソフトの取込形式に合わせる
- まとめて取り込む
という流れです。
少し加工用のExcelを作る必要はありますが、一度形ができれば毎月の手間はかなり減ります。
手入力で1時間かかっていたものが、加工と取り込みで10分くらいになることもあります。
今の実績ページでも、士業サポートの事例として
司法書士システムCSVからMFへつなぎ、源泉徴収対象の整理や請求書記載内容まで整えた事例
を載せていますが、まさにこの発想です。
方法3：連携できるなら、いちばんシンプルです
請求書ソフトと会計ソフトが直接連携できる場合は、そのまま連携してしまうのがいちばん早いです。
入力の手間を減らしやすく、元データもそのまま活かせます。
ただし、連携できるからといって、すべて自然にうまく回るわけではありません。
- どのタイミングで売上計上するか
- 源泉徴収や立替金をどう扱うか
- 取引先名や摘要をどう揃えるか
といったルールを決めておかないと、あとで見づらくなることがあります。
ここは、freeeのタグやマネーフォワードの自動仕訳ルールの話と同じで、
ソフトの機能よりも、運用ルールのほうが大事
という部分です。
どの方法がよいかは、「請求書の作り方」で決まりやすいです
ざっくり整理すると、こんなイメージです。
- Excelで請求書を作っている
→ 売上管理表や一覧データを活かして、CSV取り込みへつなげやすい - 業務管理ソフトで請求書を作っている
→ CSV出力して、会計ソフト用に加工するのが現実的 - クラウド請求書で作っている
→ そのまま連携できるなら、いちばん手間が少ない
大事なのは、
請求書を作る作業と、会計入力を別々に手でやらないこと
です。
せっかく元データがあるのに、最後だけ会計ソフトへ手入力していると、時間もかかりますし、ミスも起きやすくなります。
「手入力が当たり前」になっているなら、一度見直す価値があります
特に士業は、売上そのものより、
- 源泉徴収
- 立替金
- 請求内容の内訳
で手が止まりやすいです。
だからこそ、請求書を作る段階から
あとで取り込みや連携に使える形になっているか
を見直すだけで、かなり楽になることがあります。
手入力が完全に悪いわけではありませんが、
毎月同じような転記をしているなら、見直し余地は大きいです。
まとめ
売上の会計ソフト入力には、
- 手入力
- CSV取り込み
- 連携
という方法があります。
どれを選ぶかは請求書の作り方によりますが、士業のように源泉徴収や立替金が絡みやすい業種では、手入力の負担が大きくなりやすいです。
そのため、
- 元データを活かす
- 取り込みしやすい形に整える
- 連携できるものは連携する
という考え方を持っておくと、かなりラクになります。
請求書を作ったあと、会計ソフトへ毎回手入力している場合は、
「今のやり方のままでよいか」
を一度見直してみるのもよいかもしれません。
