売上の会計ソフトへの入力どうする?~手入力・取り込み・連携~

MFクラウド仕訳辞書

士業のサポートに強い、税理士の山川です。

請求書を発行したら、会計ソフトへ入力しなければなりません。

入力方法、どのようにしていますか?

請求書の発行

請求書、どのように作成していますか?

  • 手書き
  • Excelで作成
  • 士業の業務管理ソフト(MJSや司法書士ソフト「権」など)
  • クラウド請求書(MFクラウド請求書やMisocaなど)

どの方法でもOKです。手書きという方はあまりいらっしゃらないでしょうが。。。

どの方法も間違いではありませんが、「その先」のことも少し考えてみましょう。

「その先」というのは、会計ソフトへ入力やデータの分析に使うということです。

  • 日付
  • 得意先名
  • 住所
  • 金額

といったものをデータで出力することができれば、大体の会計ソフトにそのまま取り込むことができますし、そもそものデータを加工することで様々な分析に利用することができます。

また、もともとのデータをそのまま使うので、転記ミスといった人的ミスを防ぐことにもなります。

効率化や、分析、ミス防止につながります。

その先へつなげやすい方法で、自分が使いやすいものを選ぶといいですね。(そうすると、手書きは、選択肢からなくなりそうですね。)

会計ソフトへの入力

会計ソフトへ入力する場合、①手入力、②取り込み、③連携といった方法があります。

手入力

請求書を作成した後は、会計ソフトへその内容を入力しなければなりません。

一般的な事業の売上は、

一般的な会社の売上仕訳

と取引先1社につき1行という仕訳が想定されますが、士業の仕訳は少し複雑です。

複雑になる理由は、源泉徴収税額と立替金が発生する可能性があるからです。

特に、弁護士や司法書士、土地家屋調査士といった士業の方は、立替払いすることも多いので仕訳が複雑になりがちです。

参考:士業の売上・源泉徴収された所得税、どうする?~請求書・仕訳・確定申告~

司法書士の仕訳を例に見てみましょう。

  • 源泉徴収税額あり
  • 印紙代などの立替金あり
士業の売上仕訳

1つの請求書から、会計ソフトへ入力しなければならない数字が多くなります。

請求書→会計ソフトへの「手入力」は、一般的な事業よりも手数が多くなるので時間がかかります。

会計ソフトによっては、「仕訳辞書や振替伝票辞書」といった、仕訳の型を登録しておくことができます。

一つ一つ新しく仕訳を作成するよりは、早く入力できますが、手入力自体オススメはできません。

転記ミスが起こりやすいので。

MFクラウド仕訳辞書

MFクラウドの仕訳辞書の画面。登録しておくことで入力は少しラクに。

取り込み

会計ソフトは、仕訳やCSVデータを取り込む機能がついているものがあります。

弥生会計やMFクラウド会計・確定申告などにはその機能があります。

取り込み

加工できれば、簡単に取り込むことができます。

売上の入力に1時間かかっていたものが、加工・取り込みができれば10分くらいで完了します。

関与しているお客様の売り上げデータは、CSVデータをExcelで加工して仕訳形式にして取り込んでいます。

例えば、

CSVデータ

業務管理ソフトから請求データをCSVで出力します。

取り込み手順①

Excelを使って必要な部分を抜き出します。

取り込み手順②

仕訳の形式に変換して、会計ソフトへ取り込みます。

このような形で、取り込むことができます。

ちょっとした変換用のExcelを作成する必要はありますが、一度作ってしまえば効率はグンと上がります。

連携

クラウド会計と連携できるソフトを使っていれば、そのまま連携することができます。

MFクラウド会計・確定申告を利用しているのであれば、MFクラウド請求書やMisocaなど、直接連携することができます。

連携することができれば、一番簡単かつ早いです。

まとめ

請求書を作成し、手入力で会計ソフトへ入力するのは、時間がかかりますし、ミスにもつながります。

取り込みや連携といったものを使うと、効率化・分析・ミス防止になります。

せっかくの元データ、使わない手はありません。

  • Excelで作成…売上管理表などのデータベースを利用して請求書作成、データベースを加工して会計ソフトへ取り込み
  • 業務管理ソフトで作成…CSVデータを出力→データ加工→会計ソフトへ取り込み
  • クラウド請求書で作成…会計ソフトへ連携

もし、Excelや業務管理ソフトで請求書を作成していて、会計ソフトへは手入力しているといった場合、会計ソフトへの入力時間をもう少し効率化できて、時間の短縮ができるかもしれません。

ご自身の請求書の作成方法や、会計ソフトへの入力方法、見直してみましょう!

※この記事は、公開時点での情報・法律を元に作成しております。

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港区に事務所を構える、板橋区在住の税理士。クラウド会計の導入・運用を得意とし、フリーランスや中小企業、士業を積極的にサポート。取っつきにくい印象を持たれがちだが、実は気さくで話しかけやすいタイプ。趣味は夫婦で山登り。最近SOTO製のレギュレータ―ストーブを購入し、山頂でカップラーメンを食べることにハマる。