こんにちは。
港区で、個人事業主・中小企業の税務や経理改善を中心に対応している税理士の山川です。
売上管理というと、請求書を出すところまでで止まりがちですが、実際には
「きちんと入金されたか」まで確認してはじめて完了
です。
売上が上がっていても、入金が遅れたり漏れたりすると、お金が回らなくなることがあります。
今回は、売上の入金管理をどう考えるか、請求ソフト・販売管理ソフト・会計ソフトの使い分けも含めて整理します。
入金管理は、資金繰りに直結する
仕事の流れは、ざっくりいうと
- 仕事が完了する
- 請求書を発行する
- 入金される
という順番です。
このうち、実際にお金が入ってくるのは最後です。
請求書を出しただけでは、まだ自由に使えるお金にはなっていません。
入金がなければ、
- 経費の支払い
- 外注費の支払い
- 備品購入
- 次の投資
に回すことができません。
そのため、入金管理は単なる事務作業ではなく、資金繰りの管理そのもの といえます。
売上があってもお金が足りないことはある
利益が出ていても、入金のタイミングが遅いと手元資金は苦しくなります。
いわゆる
黒字なのにお金が足りない
という状態です。
特に小さな会社や士業では、
- 数件の入金遅れ
- 請求漏れ
- 振込手数料差引きの確認漏れ
- 一部入金の見落とし
だけでも、資金繰りに影響が出やすいです。
だからこそ、
請求したかどうか だけでなく、
入金されたかどうか まで管理しておく必要があります。
どうやって管理する？
入金管理の方法はいくつかあります。
- Excelで管理する
- 請求書作成ソフトで管理する
- 販売管理ソフトで管理する
- 会計ソフトで管理する
どれがよいかは、業種や件数によって変わります。
請求件数が多い場合
小売業や、取引先が多く掛け売りが多い業種では、請求ソフトや販売管理ソフトを使ったほうが管理しやすいことがあります。
取引先が限られている場合
一方、士業や少人数の会社のように、取引先がそこまで多くない場合は、会計ソフトでも十分管理できることがあります。
このあたりは、
業務量に対して、どこまで細かい管理が必要か
で考えるのが大切です。
システムは増やしすぎないほうが楽なこともある
請求ソフト、販売管理ソフト、会計ソフトを全部別々に使うと、便利な面もあります。
ただしその分、
- 二重入力
- 転記ミス
- 更新漏れ
- どれが正しいか分からない
といった問題も起こりやすくなります。
そのため、件数がそこまで多くないなら、
できるだけ管理を一つに寄せたほうが楽
なことも多いです。
小さな会社や士業では、
会計ソフトを中心に管理する
という考え方はかなり現実的です。
会計ソフトで入金管理する方法
実務でおすすめしやすい方法の一つが、
売掛金に取引先ごとの補助科目をつける方法
です。
会計ソフトには、補助科目を設定できるものが多くあります。
クラウド会計では、似た考え方でタグや取引先管理機能を使えることもあります。
たとえば、取引先ごとに
- A社
- B社
- C社
という補助科目を作っておけば、売掛金の残高や入金状況を取引先ごとに見やすくなります。
どう見えるようになるか
この方法を使うと、たとえばA社について、
- 月末に売上計上
- 翌月10日に入金
という流れが毎月きちんと回っているか確認しやすくなります。
一方でB社について、
- 請求額と入金額が一致していない
- 毎月少しずつ差額がある
といった場合には、
- 振込手数料を相手が差し引いているのか
- 請求額の認識違いがあるのか
- 単純な入金ミスか
を確認するきっかけになります。
またC社について、
- 請求はしている
- でもその後の入金がない
と分かれば、
- 請求書が届いていない
- 支払処理が漏れている
- 先方の資金繰りが悪い
など、次の対応を考えやすくなります。
請求書ソフトがなくても管理できることがある
入金管理というと、専用の請求ソフトが必要だと思われがちです。
もちろん件数が多いなら、そのほうが向いている場合もあります。
ただ、取引先が限られているなら、
- 会計ソフトで売掛金を管理する
- 補助科目やタグを使う
- 月次で残高を見る
という形でも十分実用的です。
大事なのは、
高機能なソフトを入れることより、見落とさない形を作ること
です。
こんな会社・士業に向いている
この方法は特に、
- 顧問先や取引先がそこまで多くない
- 請求件数が月数件〜数十件程度
- 管理をシンプルにしたい
- 会計ソフトをすでに使っている
という場合に向いています。
逆に、
- 請求件数がかなり多い
- 商品ごとの売上管理が必要
- 請求書発行や入金消込を大量に処理する
ような場合は、請求ソフトや販売管理ソフトも含めて検討したほうがよいです。
まとめ
売上の入金管理は、資金繰りの面でとても重要です。
請求書を出しただけでは終わりではなく、
- きちんと入金されたか
- 金額にズレはないか
- 未入金が残っていないか
まで見ておく必要があります。
小さな会社や士業であれば、必ずしも専用ソフトを増やさなくても、会計ソフトの補助科目やタグを使って管理できることがあります。
システムを増やしすぎるより、
一つに寄せて見えるようにする
ほうが、結果としてミスも減らしやすいです。
入金管理が曖昧なままだと、売上があってもお金が回らないことがあります。
今のやり方で十分か、一度見直してみると安心です。
売上の入金管理は、
- 会計ソフトでどこまで管理するか
- 請求ソフトを分けるべきか
- 補助科目やタグをどう使うか
- 月次で何を見ればよいか
で迷いやすいところです。
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