こんにちは。税理士の山川です。
今年から個人事業主やフリーランスとして開業した方、ひとりで会社を立ち上げた方の中には、
「領収書やレシートって、どう整理すればいいんだろう」
と感じている方も多いのではないでしょうか。
確定申告や決算の時期に慌てないためには、今のうちに無理のないやり方を決めておくことが大切です。
この記事では、領収書やレシートの保管・整理について、少人数での事業運営を前提に、続けやすい方法をわかりやすく整理します。
領収書はきれいに整理しないといけない？
領収書やレシートの整理方法を調べると、
- ノートに貼る
- 月別に封筒へ入れる
- 科目ごとに分ける
など、いろいろな方法が出てきます。
ただ、最初から完璧に整えようとすると、かえって続かなくなることがあります。
大事なのは、見た目をきれいにそろえることよりも、
なくさないこと
あとで探せること
自分で続けられること
です。
まず大事なのは「なくさないこと」
保存は必要
領収書やレシートは、経費として計上した内容の根拠になる書類です。
法人でも個人事業主でも、税務上は保存が必要になります。
細かい年数は状況によって確認が必要ですが、少なくとも「あとで見返せるように残しておくもの」と考えておいたほうが安心です。
捨てる・なくすは避けたい
会計データの中に「旅費交通費」「消耗品費」などと入力されていても、元の領収書やレシートがなければ、実際に何に使ったのか確認しにくくなります。
そのため、領収書は入力したら終わりではなく、保存しておくことが大切です。
きれいに整理できていなくても問題ないことはありますが、捨ててしまったり、どこにあるか分からなくなったりする状態は避けたいところです。
領収書とレシートはどちらを残す？
領収書とレシートのどちらを受け取るか迷うことがありますが、内容が分かるものを残しておくのがおすすめです。
一般的には、品目や明細が記載されているレシートのほうが、何を買ったのか確認しやすいことが多いです。
もちろん、領収書しか出ない場面もありますが、選べるなら内容が分かりやすいほうを残すという考え方でよいでしょう。
経費かどうかは、金額だけでなく「何の支払いだったか」を説明できることが大切です。
整理は細かくやりすぎなくて大丈夫
領収書は保存が必要ですが、必ずしもきれいに貼ったり、入力順に番号を振ったりしなければならないわけではありません。
あとから見返したときに、
「この月のこのあたりにある」
「この支払方法の分はここにある」
と分かる状態なら、少人数での運用では十分なことも多いです。
特に、個人事業主やひとり社長の段階では、最初から手間をかけすぎないほうが続きやすくなります。
領収書の保管方法
保管方法はいろいろあります。
- 封筒に入れる
- クリアファイルに入れる
- ポケットファイルにまとめる
どの方法でも構いませんが、ポイントは、ばらばらにせず、あとで探しやすい形にしておくことです。
レシートは小さくて失くしやすいので、机の引き出しやカバンの中にそのまま入れておくより、毎月どこに入れるかを決めておくほうが安心です。
おすすめは「支払手段別」に分ける方法
領収書の整理方法には、
- 科目別に分ける
- 月別に分ける
- 支払手段別に分ける
といった考え方があります。
この中で、少人数での運用でおすすめしやすいのは、支払手段別に分ける方法です。
たとえば、
- 現金で払ったもの
- クレジットカードで払ったもの
- 電子マネーや交通系ICで払ったもの
という形です。
会計ソフトへ入力するときも、支払手段ごとに整理されていると確認しやすくなります。
現金のものだけまとめて入力する、カード分だけ確認する、といった流れにしやすいからです。
科目別に最初から細かく分けようとすると、整理の段階で止まりやすくなります。
まずは支払手段別くらいのざっくりした分け方で十分です。
少人数での運用ならクリアポケットでも十分
少人数で事業を回している段階なら、クリアポケットファイルのようなシンプルな方法でも十分使いやすいです。
たとえば、
- 月ごとに1冊使う
- その中で支払手段ごとにざっくり分ける
という形にしておくと、整理も負担になりにくくなります。
毎月きれいに整えすぎなくても、
「月別」
「支払手段別」
の2つが押さえられていれば、あとで見返しやすくなります。
事業が大きくなって件数が増えてきたら、その時点でやり方を見直せば十分です。
最初から完璧な仕組みを作るより、今の規模に合った方法を続けることのほうが大切です。
まとめ
領収書やレシートは、経費の根拠になる大切な書類です。
ただ、少人数での運用では、最初から細かく整理しすぎなくても大丈夫です。
まずは、
- なくさない
- 捨てない
- あとで探せる
- 自分が続けやすい方法にする
この4つを意識しておくと、確定申告や決算前に慌てにくくなります。
特に、個人事業主やフリーランス、ひとり社長の段階では、月別・支払手段別にざっくり分けるくらいから始めると取り組みやすいです。
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