こんにちは。税理士の山川です。
社員やアルバイトを採用したとき、入社書類のひとつとして「扶養控除等申告書」を書いてもらっていますか。
社会保険や雇用保険の手続きに気を取られて、扶養控除等申告書の回収が後回しになってしまうことがあります。
ただ、この書類は給与計算や源泉徴収の区分に関わるため、入社時に確認しておきたい大切な書類です。
特に、入退社が多い業種や、アルバイト・パートの採用が多い会社では、あとから確認しようとして漏れに気づくこともあります。
この記事では、扶養控除等申告書をなぜ入社時に書いてもらう必要があるのか、実務でどこが詰まりやすいのかを、できるだけわかりやすく整理します。
給与まわりは、扶養控除等申告書の回収だけでなく、源泉所得税をいつ納付するかまで含めて整理しておくと進めやすいです。
→ 設立後最初の源泉徴収に注意｜納期の特例はいつから使える？
入社時に扶養控除等申告書を書いてもらう理由
扶養控除等申告書は、給与から天引きする源泉所得税の計算に関わる書類です。
給与計算ソフトを使っていると自動で税額が出るため、この書類の役割を意識しにくいかもしれません。
ただ、ソフトの中でも、どの区分で源泉徴収するかという前提が必要になります。
その前提のひとつになるのが、扶養控除等申告書の提出です。
入社時にこの書類を回収していないと、給与計算の区分に迷いやすくなります。
しかも、後から確認しようとしても、すでに退職していて連絡が取りにくいこともあります。
そのため、扶養控除等申告書は、入社時の書類として最初にそろえておきたいもののひとつです。
扶養控除等申告書がないとどうなる？
人を雇うタイミングでは、扶養控除等申告書だけでなく、源泉税、給与計算、年末調整まで一気に論点が増えやすいです。
→ どんなタイミングで税理士へ相談したらいい？個人事業主・小さな会社の相談時期を解説
原則として甲欄は使えない
扶養控除等申告書の提出がない場合、給与の源泉徴収では原則として乙欄で計算することになります。
甲欄と乙欄では、源泉徴収される税額が変わることがあります。
そのため、扶養控除等申告書を受け取っていないのに甲欄で処理してしまうと、税額が不足し、後で修正や追加納付が必要になる可能性があります。
給与計算ソフトを使っていても、最初の設定や従業員情報の登録があいまいだと、実務上のミスにつながりやすいところです。
ダブルワークの方は特に確認が必要
扶養控除等申告書は、同じ年に複数の勤務先へ同時に提出できるものではありません。
そのため、ダブルワークの方を採用する場合には、
- どの勤務先に提出する予定か
- 自社では甲欄か乙欄か
を入社時に確認しておくことが大切です。
この確認が曖昧なままだと、給与計算の区分がずれてしまうことがあります。
なお、2か所以上から給与を受け取っている場合は、確定申告が必要になるケースもあります。
ダブルワークの方は、給与計算上の甲欄・乙欄だけでなく、本人側で確定申告が必要になるケースもあるため、あわせて見ておくと安心です。
→ 初めての確定申告で間違えやすいこと｜一度は税理士に確認しておきたいポイント
いつまでに書いてもらえばいい？
中途採用の場合は、就職後に最初の給与の支払いを受ける日の前日までに提出してもらうのが基本です。
実務上は、給与計算が始まってから慌てないように、入社書類とあわせて最初に回収する形にしておくのがおすすめです。
あとでお願いしようと思っていると、
- 本人に確認する手間が増える
- 給与ソフトへの登録が遅れる
- 他の入社手続きに埋もれて漏れる
といったことが起こりやすくなります。
入社時の流れの中に組み込んでおくと、回収漏れを防ぎやすくなります。
扶養控除等申告書には何を書く？
扶養控除等申告書には、氏名・住所・生年月日などの基本情報のほか、扶養親族等に関する情報を記載します。
この内容は、給与の源泉徴収で使う区分や、年末調整にも関わってきます。
そのため、入社時には「とりあえず名前だけ書いてもらえばよい」というものではなく、必要な欄が埋まっているかを会社側でも確認しておくことが大切です。
記入する本人にとっても分かりにくい部分があるため、必要に応じて確認しながら進められるようにしておくと、後からの手戻りを減らしやすくなります。
内容に変更があったときはどうする？
扶養親族の状況は、年の途中で変わることがあります。
たとえば、
- 結婚した
- 扶養する家族が増えた
- 働き方が変わった
といったケースです。
こうした変更があると、源泉徴収の計算に影響することがあります。
そのため、入社時に提出して終わりではなく、内容に変更があったときの連絡方法もあわせて決めておくと安心です。
年末調整で最終的に精算されることはありますが、毎月の給与計算をできるだけスムーズに進めるためにも、変更時の運用を整えておくことが大切です。
会社での保管も必要
扶養控除等申告書は、会社で保管しておく必要がある書類です。
普段は税務署へ都度提出するものではありませんが、税務調査などで確認されることがあります。
そのため、「書いてもらったつもり」「どこかにあるはず」という状態ではなく、入社書類の保管ルールの中にきちんと組み込んでおきたいところです。
紙で保管するのか、データ管理とどう連動させるのかも含めて、会社ごとの運用を決めておくと漏れにくくなります。
こうしておくと漏れにくい
扶養控除等申告書の漏れを防ぐには、入社時の流れをまとめておくのが効果的です。
たとえば、
- 入社時チェックリストを作る
- 回収する書類を一覧化する
- 給与ソフトへの登録前に確認する
- ダブルワークかどうかを最初に聞く
といった形です。
クラウドサービスを使えば、入社時に必要な情報を本人に入力してもらいやすくなることもあります。
ただ、ソフトを入れるだけで解決するわけではなく、どのタイミングで何を確認するかという運用を決めておくことが大切です。
入社時の書類回収は、ソフトを入れるだけで整うというより、どのタイミングで何を確認するかを決めておくと漏れにくくなります。
→ 税務相談・コンサルティング相談を見る
まとめ
扶養控除等申告書は、入社時に回収しておきたい大切な書類のひとつです。
特に、
- 給与計算を社内で行っている
- アルバイトやパートの入退社が多い
- ダブルワークの方を採用することがある
- クラウド給与ソフトを使っているが、運用ルールが曖昧
といった場合には、一度流れを見直しておくと安心です。
給与計算や入社書類まわりは、細かい部分でつまずきやすいところです。
扶養控除等申告書も含めて、入社時の流れを整えておくと、後からの手戻りを減らしやすくなります。
入社時の書類、給与計算、源泉税、年末調整まで毎回同じ流れで回るようにしておくと、社内の負担はかなり軽くなります。
→ 税務顧問サポートを見る
入社時の書類回収や給与計算の流れを整えたい方は、税務相談・コンサルティング相談をご利用ください。
扶養控除等申告書の回収漏れや、ダブルワークの方の源泉徴収区分、クラウド給与ソフトの設定確認など、実務に沿って整理しています。
継続的に経理や給与まわりの流れを整えたい場合は、税務顧問サポートもご案内しています。
