freeeに乗り換えたものの、
「前より見づらくなった」
「便利なはずなのに、なんだか使いにくい」
と感じることがあります。
理由はいくつかありますが、そのひとつがタグの使い方です。
freeeには、取引先・品目・部門といったタグがあり、取引をいろいろな切り口で整理できます。
従来の会計ソフトより柔軟に設計できるのは、freeeの特徴のひとつです。
ただ、この自由度の高さは、うまく使えば便利なのですが、ルールを決めずに使い始めると逆に見づらくなりやすいところでもあります。
今回は、freeeのタグのうち、特に運用で差が出やすいポイントについて書いてみます。
freeeのタグは便利。でも自由度が高い分だけぶれやすい
freeeのタグは、取引先ごと、品目ごと、部門ごとに情報を整理できるので、うまくはまるとかなり便利です。
ただ、実務で見ていると、この「自由に作れる」「自由に付けられる」がそのまま使いやすさにつながるとは限りません。
タグは増やそうと思えばいくらでも増やせます。
そのため、最初にルールを決めておかないと、
- 同じものなのに表記が違う
- 人によって付け方が違う
- 何を分けるためのタグなのか分からなくなる
ということが起きやすくなります。
機能としては便利でも、運用が固まっていないと、後から確認する人が困る形になりやすいです。
まずは共通ルールをそろえる
細かい話の前に、まず大事なのは共通ルールです。
たとえば、半角・全角をそろえる。
これだけでもかなり違います。
同じ取引先のつもりでも、表記が少し違うだけで別のものとして残ってしまうことがあります。
タグが多くなるほど、この表記ゆれが地味に効いてきます。
freeeは自由に入力しやすい分、こういう基本ルールを決めておかないと、あとで一覧を見たときにかなり見づらくなります。
取引先タグは「あとで使う」ことを意識した方がいい
取引先タグは、ただのメモ感覚で付けるより、あとで請求や入出金の確認にも使う前提で整えたほうが運用しやすいです。
「とりあえず作る」だと、似たような名前が増えていきます。
一度増え始めると、どれを使えばいいのか分かりにくくなります。
なので、取引先タグはその場しのぎで増やすより、今後も継続して使う前提で登録した方がいいと思います。
品目タグは特にルールがないと崩れやすい
個人的には、タグの中でも品目タグは特にルールが大事だと感じます。
品目タグはかなり自由度が高く、便利そうに見えます。
ただ、自由度が高い分だけ、人によって使い方がぶれやすいです。
同じような取引なのに違う品目タグが付いていたり、逆に本来分けたかったものがまとめられていたりすると、後から見返したときにかなり分かりにくくなります。
だからこそ、
- どういう場面で使うのか
- 何を分けるためのタグなのか
- 同じ意味のものを増やさない
といった最低限のルールは決めておいた方がいいです。
「付けられるから付ける」ではなく、
「何のために付けるのか」をはっきりさせるだけでも、見やすさはだいぶ変わります。
TKCからfreeeに乗り換えた会社で、タグ整理から始めたこと
以前、TKCからfreeeへ乗り換えたお客様で、タグの整理が十分でないまま運用が始まっていたケースがありました。
その結果、表記ゆれも含めてかなり多くのタグができてしまい、
- 同じ意味のタグが複数ある
- どれを使えばいいのか分かりにくい
- 一覧で見ても整理されて見えない
という状態になっていました。
そこで、タグを一つずつ見直しながら、
- 使うもの
- 使わないもの
- 継続して使うもの
- ルールを固定するもの
を整理していきました。
乗り換えた直後は、タグの多さそのものが混乱につながっていましたが、使い方をある程度固定したことで、かなり見やすくなりました。
会計ソフトは、入れ替えただけでは整わない
会計ソフトを変えると、どうしても機能の違いに目が行きます。
もちろん、ソフトの違いは大事です。
ただ、実務では、ソフトを変えただけで急に運用が整うわけではありません。
むしろfreeeのように柔軟なソフトほど、
- どのタグを使うのか
- 誰がどう入力するのか
- 何を分けて、何を分けないのか
を決めておかないと、あとで見づらくなりやすいです。
できることが多いことと、日々の運用が回ることは別です。
だからこそ、freeeに限らず、クラウド会計では「機能の多さ」より「続けやすいルール作り」の方が大事だと思っています。
まとめ
freeeは柔軟に使える会計ソフトですが、その分だけ、タグの使い方にルールがないと運用がぶれやすくなります。
特に、他の会計ソフトから乗り換えた直後は、タグが増えすぎたり、表記ゆれが起きたりしやすいので、まずは最低限のルールをそろえるところから始めるのがおすすめです。
「会計ソフトを変えたのに、前より見づらい」
そんなときは、ソフトの機能そのものというより、タグや入力ルールの整理が必要なのかもしれません。
freeeに限らず、クラウド会計は機能が多い分、使い方のルールが固まっていないと、かえって運用しづらくなることがあります。
いまのやり方が合っているか不安な場合は、まず一度、設定やルールの整理から見直してみるのも一つです。
