こんにちは。
港区で、個人事業主・10人未満くらいまでの中小企業の会計・税務を中心に対応している税理士の山川です。
会計ソフトや給与ソフトは、今ではクラウド型を選ぶ方がかなり増えています。
クラウド型のソフトの良さは、単に「新しい」ことではありません。
場所を選ばず使いやすく、入力や回収の手間を減らしやすいこと が大きなメリットです。
今回は、クラウド型の会計ソフトと給与ソフトを使うメリットを、実務目線で整理してみます。
そもそもクラウド会計とは何が違うのか、インストール型とどう違うのかを先に押さえておくと、このあとの話も整理しやすくなります。
→ クラウド会計とは？今までの会計ソフトとの違いをやさしく解説
クラウド型の会計ソフトのメリット
クラウド型の会計ソフトには、マネーフォワード クラウド会計やfreee会計などがあります。
銀行口座やクレジットカードとの連携、自動仕訳補助などが今では代表的な機能です。マネーフォワードでは「データ連携」機能で銀行やカードの明細を自動取得でき、freeeでは「自動で経理」で同期した明細を元に帳簿付けできます。
クラウド会計は便利ですが、最初にどこから設定を始めるかが曖昧だと、思ったより活かしにくいことがあります。
→ マネーフォワード クラウド会計の始め方｜アカウント作成と事業者設定の流れ
使用する環境を選びにくくなる
クラウド型のソフトはブラウザで使うものが多いため、特定のパソコンにインストールしなくても利用しやすいです。
そのため、
- 事務所のパソコン
- 自宅のパソコン
- ノートPC
- 一部ではタブレット
など、場所や端末を変えても確認しやすいのが大きなメリットです。
以前のように、経理用の特定PCだけで管理する形よりも、かなり柔軟になっています。
データが1つなので管理しやすい
インストール型のソフトでは、
- どれが最新データか分からなくなる
- 社内でデータ受け渡しが発生する
- バックアップの手間がある
といったことが起こりやすいです。
クラウド型では、基本的に同じデータを見にいく形なので、
最新データがどれかで迷いにくい のもメリットです。
銀行やクレジットカードの明細を取り込みやすい
ここはかなり大きいです。
マネーフォワードでは銀行やクレジットカードとのデータ連携機能があり、freeeでも銀行口座やカードの利用履歴を自動で取り込めます。
これによって、
- 通帳を見ながら手入力する
- カード明細を見ながら転記する
といった作業をかなり減らしやすくなります。
銀行口座やカードの連携は、便利な反面、どこから取り込みを始めるかや、事業用と私用をどう分けるかで使いやすさがかなり変わります。
→ マネーフォワード クラウド会計の連携方法｜銀行・カード・Excel取込の基本
同じ取引はルール化しやすい
クラウド会計は、取り込んだ明細をそのまま眺めるだけではなく、
同じような取引を登録しやすくする仕組み があるのも強みです。
freeeの「自動で経理」では、同期した明細をもとに帳簿付けができ、内容を確認して登録を進めていく流れが案内されています。
つまり、一度整理した取引が増えていくほど、次回以降の処理が少しずつ楽になります。
連携機能を活かすには、取り込んだ明細に対して、自動仕訳ルールをどう整えるかも大切です。
→ マネーフォワードクラウドの自動仕訳ルールは、どう整えると使いやすくなるか
請求書や給与など、他のソフトとつなげやすい
クラウド型のソフトは、会計だけで完結するというより、
- 請求書
- 給与
- 年末調整
- 社会保険
など、周辺の業務ともつなげやすいのが特徴です。
特にバックオフィス全体を見たときに、
会計だけクラウド化するより、給与や年末調整も含めて整えたほうが効果が出やすい
です。
クラウド型の給与ソフトのメリット
給与ソフトもクラウド型がかなり増えています。
マネーフォワード クラウド給与では、Web給与明細やクラウド年末調整との連携が案内されています。給与ソフトと年末調整ソフトを組み合わせることで、過不足税額や還付金額の反映も進めやすいとされています。
給与ソフトをクラウド化しても、入社時の書類回収や甲欄・乙欄の確認など、運用ルールが曖昧だと結局手が止まりやすくなります。
→ 扶養控除等申告書は入社時に必要？給与計算で困らないための基本を解説
勤怠管理をデジタル化しやすい
紙のタイムカード中心だと、
- 集計
- 修正
- 回収
- 保管
に手間がかかります。
クラウド型の給与ソフトや関連サービスを使うと、スマホやPCから勤怠を登録しやすくなり、紙ベースの負担を減らしやすくなります。
給与明細や源泉徴収票をWebで見やすい
クラウド給与のメリットとして大きいのが、
紙を配る手間を減らしやすい ことです。
マネーフォワード クラウド給与でも、Web給与明細の運用が案内されています。
これにより、
- 明細印刷
- 封入
- 配布
といった作業を軽くしやすくなります。
入退社の対応がしやすくなる
従業員の入退社があると、
- 基本情報の回収
- 給与設定
- 社会保険や年末調整の前提情報整理
など、やることが一気に増えます。
クラウド型の給与ソフトや関連サービスを使うと、入力や案内をWeb上で進めやすくなるため、特に入退社が多い業種ではメリットが出やすいです。
年末調整の回収や整理がしやすい
年末調整は、紙でやるとかなり大変です。
- 書類配布
- 回収
- 記入漏れ確認
- 保険料控除の確認
- 入力
という流れが毎年重くなりやすいです。
マネーフォワード クラウド年末調整では、書類の配布から入力・回収・提出までをWeb上で行えると案内されています。
この部分が整うだけでも、年末の業務負担はかなり変わります。
会計ソフトへつなげやすい
給与計算の結果を、会計側へ反映しやすいのもメリットです。
給与だけ別管理、会計だけ別入力、となると二重入力が起こりやすいですが、クラウド型同士で整理すると、転記負担を減らしやすくなります。
クラウド化のメリットは「ソフト」だけではなく「運用」にある
ここが山川さんらしいポイントです。
クラウド型の会計ソフトや給与ソフトは便利ですが、
入れただけで全部ラクになるわけではありません。
たとえば、
- 事業用と私用の口座が混ざっている
- 勤怠ルールが曖昧
- 紙とデジタルが中途半端に混在している
- 担当者ごとのやり方がバラバラ
だと、思ったほど効果が出ないことがあります。
逆に、
- 口座やカードを整理する
- 勤怠の流れを整える
- 会計と給与をつなげる
- 年末調整の回収方法を決める
と、かなり楽になります。
つまり、
クラウド化の本当のメリットは、ソフトの導入だけでなく、業務の流れを整えやすいこと
にあります。
クラウド化は、どのソフトを選ぶかより、口座、カード、勤怠、給与、年末調整をどうつなげて回すかを決めると効果が出やすいです。
→ 税務相談・コンサルティング相談
→ 新規創業・開業支援コンサルティング
まとめ
クラウド型の会計ソフトや給与ソフトには、
- 場所を選ばず使いやすい
- データ管理がしやすい
- 銀行やカード明細を取り込みやすい
- 給与明細や年末調整をWeb化しやすい
- 会計や給与をつなげやすい
といったメリットがあります。
特に、人数が少ない会社や個人事業主でも、
会計だけでなく給与も含めてクラウド化すると、業務負担をかなり減らしやすくなります。
もちろん、月額料金は発生します。
ただ、入力・回収・確認の時間が減ることを考えると、十分メリットが出るケースは多いです。
導入を検討するときは、
どのソフトを使うか だけでなく、
どう運用を整えるか まで合わせて考えるのがおすすめです。
クラウド型の会計ソフトや給与ソフトは便利ですが、
- どのソフトを選ぶか
- どこまで連携するか
- どう運用を整えるか
で、使いやすさがかなり変わります。
当事務所では、個人事業主・小さな会社の方を中心に、
クラウド会計の導入、給与ソフトの見直し、経理やバックオフィスの流れの整理についてご相談いただけます。
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