経理が2〜3か月止まってしまうことは、珍しいことではありません。仕事が立て込んだ月がひとつあれば、そこから先は雪だるま式に積み上がっていきます。
この記事では、そこから立て直すときの「手をつける順番」だけをお伝えします。全部を一気に片づける方法ではありません。最初の1歩をどこに置くかの話です。
先に結論：領収書より、お金の動きから
止まった経理を再開するとき、多くの方は領収書の山から手をつけようとします。目の前にあるのがその山だからです。
ただ、順番としては逆をおすすめしています。先に通帳とカードの明細を月単位で揃えて、お金の動きを確定させる。領収書はそのあとで突き合わせる。この順番のほうが、結果的に進めやすくなる場合があります。
理由は、通帳とカードの明細が、対象期間のお金の動きを時系列で確認しやすい記録だからです。ただし、未取得の期間や連携切れがないかは確認が必要です。一方で領収書は、そもそも全部が手元にあるとは限りません。
手をつける順番
1. 通帳とカードの明細を月単位で揃える
まず、止まっている期間の口座とカードの明細を、月ごとに分けて用意します。ここは比較的判断の少ない作業なので、止まっているときでも着手しやすい部分です。止まっているときほど、判断のいらない作業から入るほうが動き出せます。
ネットバンキングやクラウド会計の連携で取り込める場合は、それで構いません。ただし連携できている期間と、できていない期間は分けて把握しておいてください。連携が途中で切れていることは、実際によくあります。
2. お金の動きを先に確定させる
明細が揃ったら、入出金を先に会計へ落とします。この段階では、内容が分からない取引が残ることがあります。それは残したままで構いません。「分からないもの」を分からないものとして1か所にまとめておくほうが、あとから聞きやすくなります。
ここで無理に科目を決めようとすると、判断が必要な取引で手が止まります。まず全体の輪郭を出すことを優先してください。
3. 領収書はあとから突き合わせる
お金の動きが確定していれば、領収書は「どの支払いの証拠か」を照らし合わせる作業になります。山を分類する作業ではなくなるので、負担がかなり変わります。
現金払いの領収書だけは、明細に載っていないため別扱いになります。ここは後回しにせず、見つけた時点で分けておくほうが安全です。
どこまで自分でやって、どこから相談するか
ここは、はっきり線を引いておいたほうがよいところです。
- ご自身でやったほうが早いこと：明細を揃える。何の支払いだったかを思い出す。現金の領収書を分ける。
- 相談したほうが早いこと：科目や税区分の判断、期またぎの扱い、内容が思い出せない取引の整理の仕方。
「全部きれいにしてから相談しよう」と考えて、そのまま何か月も過ぎてしまう方がいらっしゃいます。止まっている状態のまま相談していただいて問題ありません。むしろ、途中で相談していただいたほうが、手順を組み直せるぶん早く終わることが多いです。
期限から逆算して、優先順位を決める
申告期限が近い場合は、全期間を均等に進めるのではなく、期限のある手続きから逆算して優先順位を決めます。どの手続きがいつまでかは事業の形態や事業年度によって変わりますので、ここは個別に確認が必要な部分です。
大事なのは、「全部終わらせてから考える」のではなく、先に締め切りを確認してから、どこに時間を配分するかを決めることです。順番が逆になると、間に合うかどうかが最後まで分かりません。
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すでに経理が回っている状態から精度を上げたい場合は、個人事業主・小規模法人の経理改善で最初に見直す3つの流れをご覧ください。この記事は止まってしまった状態からの立て直し、そちらは回っている状態の改善という違いがあります。
おわりに
経理が止まってしまうこと自体は、責められるようなことではありません。止まったあとに、どこから戻すかを知っているかどうかだけの違いです。
ご自身で進めてみて詰まったところがあれば、その状態のままお持ちください。どこから手をつけるかの整理からご一緒します。
