マネーフォワードクラウド(MFクラウド)の自動仕訳ルールのコツ

マネーフォワードクラウド




こんにちは!税理士の山川です。

クラウド会計は使えば使うほど学習してき、仕訳入力がラクになると言われています。

使い込んできても、なかなかうまく連携できないことも。

自動仕訳のルールを見直すことで使いやすくなるかもしれません。

いつもやっている仕訳ルールのメンテナンスをお伝えします!

連携サービスから入力

登録時

カードや金融機関を連携すると、下記のように仕訳が連携されます。

カード連携

打合せでカフェに入ったので、未選択のところは「会議費」を選択し、摘要に「打合せ」等を追記して「登録」します。

先ほど登録した「コメダ珈琲店丸井錦糸町店 東京都 墨田」と一致したデータが連携されれば、次回以降は、

〇月〇日 会議費〇〇円 / クレジットカード〇〇円 打合せ コメダ珈琲丸井錦糸町店 東京都 墨田

という仕訳が推測されるようになります。

消費税法上の帳簿の記載事項

消費税法で定めている帳簿の記載事項は、

  1. 取引先の相手方の氏名又は名称
  2. 取引年月日
  3. 取引内容(※)
  4. 取引金額

※軽減税率が導入された場合には、軽減税率の対象となるものは、その旨を記載する必要があります。

クラウド会計で取引を連携した場合には、1、2、4は自動で取り込まれるので、3の取引内容を適宜追加します。

連携サービスでのコツ

マネーフォワードクラウドの自動仕訳のルールは、「完全一致」がデフォルトになっています。

上記の例では、「コメダ珈琲店丸井錦糸町店 東京都 墨田」と出てきた場合に、「会議費」が推測されるようになります。

ですが、「コメダ珈琲店」はほかにも色々な場所に店舗がありますよね?

初期に推測される勘定科目の精度はあまり高くないので、別の「コメダ珈琲店」が出てきた場合に、勘定科目が「未選択」であったり「消耗品費」と推測されることも多々あります。

「コメダ珈琲店」=「会議費」としてより精度よく推測してもらうには、自動仕訳のルールを少し変更しておきましょう。

自動仕訳ルールのメンテナンス①

メニューの自動で仕訳→連携サービスから入力をクリック。

自動仕訳ルールのメンテナンス②

画面右上のほうにある、自動仕訳ルールをクリック。

今まで登録された自動仕訳のルールの一覧が表示されます。

変更したいルールを探しましょう。

自動仕訳ルールのメンテナンス③

今回の場合は、こちらのルールを変更してみます。

「コメダ珈琲店」というキーワードを含んだ店名が出てきたときに「会議費」としたいので、下記のようにルールを変えてみます。

自動仕訳ルールのメンテナンス④
  1. コメダ珈琲店丸井錦糸町店 東京都 墨田→コメダ珈琲店
  2. 完全一致→部分一致
  3. 打合せ コメダ珈琲店丸井錦糸町店 東京都 墨田→打合せ コメダ珈琲店

ポイントは、「部分一致」としておくことです。

このようにしておくことで、「コメダ珈琲店」というキーワードを含んだ文字列が連携されたときに、「会議費」と推測されやすくなります。

あくまでもカフェを利用する場合は、打合せで使うことが多いので「会議費」と推測されるようにしますが、「手土産」を買ったような場合には別の科目(交際費など)になることもあるので、その場合は適宜修正して対応しましょう。

明細(Excel)を手動管理する連携サービス

現金取引の入力

現金での取引は、残念ながら自動連携することができません。

マネーフォワードクラウドで入力する方法は、「手動で入力」か「Excelをインポート」する方法があります。

「Excelをインポート」することで、インポートしたあとに推測機能が使えるので、Excelを使った方法をオススメしています。

自動仕訳ルールのメンテナンス⑤

マネーフォワードクラウドから出力できるExcelを使って、現金取引を入力していきます。

取り込み方法は、下記記事を参考に。

データをインポートすると、連携サービスで使っているように推測機能が使えるようになります。

先ほどのデータをインポートすると、下記のようになります。

自動仕訳ルールのメンテナンス⑥

星乃珈琲は、「打合せ」なので「会議費」と推測してほしいのに、「接待交際費」になってしまっています。。。

星乃珈琲は、接待交際費→会議費に変えて登録しました。

Excel入力でのコツ

こちらも自動仕訳ルールを少し変更しておくことで、使いやすくなります。

さきほどと同じように、変更したい自動仕訳ルールを探します。

自動仕訳ルールのメンテナンス⑦

今回は、「打合せ」=「会議費」と推測するように設定します。

自動仕訳ルールのメンテナンス⑧
  1. 打合せ 星乃珈琲店→打合せ
  2. 完全一致→部分一致
  3. 打合せ 星乃珈琲店→空欄(明細を取り込んだ時の内容がそのまま表示されます。)
  4. 打合せ ベローチェの取引→削除

ポイントは、部分一致にすることと、摘要欄を空欄にしておくことです。

このようにすることで、「打合せ」とExcelに入力したものは、星乃珈琲店であろうと、ベローチェであろうと「会議費」として推測されます。

また、空欄にすることで明細に入力したものがそのまま表示されるので、

「打合せ 星乃珈琲店」、「打合せ ベローチェ」とどの店でも対応できます。

「連携サービスから入力」のときは、「店名」を「会議費」とするように登録しましたが、今回は「打合せ」を「会議費」として登録するのはなぜ?と疑問に感じる方もいらっしゃるかもしれません。

Excelを使って入力する場合には、

  1. 取引先の相手方の氏名又は名称
  2. 取引年月日
  3. 取引内容
  4. 取引金額

のすべてを入力していく必要があります。

「連携サービスから入力」の場合は、「取引先名」が自動で連携されてしまうため、調整するキーワードはどうしても「取引先」を起点に考える必要があります。

取引先名が出てきた都度、勘定科目が推測されるので、自動仕訳ルールもそれに合わせて設定していきます。

それに対し、Excel入力では、すべての項目を手入力する必要があります。

「店舗名」=「会議費」と設定すると、都度自動仕訳ルールを微調整し精度を上げていく必要がありますが、「取引内容」を起点として自動仕訳ルールを設定すれば、どの「店舗名」がきても「会議費」として推測してくれるようになるため、自動仕訳ルールの調整が少なくて済みます。

特に経費の支払い関係では、「取引内容」をキーワードに調整すると便利です。

まとめ

自動仕訳ルールのコツをお伝えしました。

クラウド会計のメリットは、

  1. 通帳やクレジットの明細が自動で取り込まれる
  2. 継続的に出てくる取引の仕訳を学習することで経理がラクになる

ということです。

「継続的に」出てくるものをより精度よく推測させるポイントは、「部分一致」を使うことです。

また、取引の内容や、相手先を統一してあげることで推測されやすくなります。

「打合せ」や「打ち合わせ」が混在していてもうまく推測してくれません。

半角や全角が混在していてもうまくいきません。

時々自動仕訳ルールのメンテナンスをしてみましょう!

弊所では、自動仕訳ルールの見直しも「個別コンサルティング」で承っております!

※この記事は、公開時点での情報・法律を元に作成しております。

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港区に事務所を構える、板橋区在住の税理士。クラウド会計の導入・運用を得意とし、フリーランスや中小企業、士業を積極的にサポート。取っつきにくい印象を持たれがちだが、実は気さくで話しかけやすいタイプ。趣味は夫婦で山登り。最近SOTO製のレギュレータ―ストーブを購入し、山頂でカップラーメンを食べることにハマる。