マネーフォワードクラウドを使っていると、
「自動で仕訳されるはずなのに、思ったほど楽にならない」
「同じような取引なのに、推測が安定しない」
と感じることがあります。
クラウド会計のよさは、通帳やカードの明細が自動で取り込まれ、継続して出てくる取引の入力が少しずつ楽になることです。
ただ、その使いやすさは、最初に作られた自動仕訳ルールをそのままにしているか、時々見直しているかでかなり変わります。
今回は、マネーフォワードクラウドの自動仕訳ルールについて、実務で見直すことが多いポイントをまとめます。
自動仕訳ルールは、日々の明細をどう確認して登録しているかとセットで見直すと、かなり使いやすくなります。
→ マネーフォワード クラウド会計のデータ登録方法｜連携明細・Excel取込・手動入力を解説
自動仕訳ルールは、作って終わりではなく時々見直した方がいい
自動仕訳ルールは、一度作ればずっとそのままで大丈夫、というものではありません。
最初は便利でも、
- 店舗名の表記が少し違う
- 同じ用途なのに違う内容で登録している
- ルールが細かすぎて使い回せない
といったことがあると、推測の精度がなかなか上がりません。
クラウド会計が使いづらいというより、ルールの作り方が今の運用に合っていないことがあります。
まずは「時々メンテナンスする前提」で考えておくと、かなり使いやすくなります。
うまく推測されないときは、「完全一致」のままになっていないか見る
自動仕訳ルールでよくあるのが、登録時の文字列が細かすぎて、その後の取引にうまく当てはまらないケースです。
たとえば、カフェでの打合せを会議費で登録したときに、店名や所在地まで含んだ長い文字列でルールが作られていると、別店舗や表記違いの取引にはうまく反応しないことがあります。
こういう場合は、完全一致のままにするのではなく、必要なキーワードだけを残して部分一致に寄せた方が使いやすくなります。
自動仕訳ルールは、細かく作ればよいわけではなく、
同じ種類の取引にどこまで共通ルールを持たせるか
がポイントです。
クラウド会計は便利ですが、自動で取り込めることと、自動で正しい科目に整理されることは別で考える必要があります。
→ クラウド会計とは？今までの会計ソフトとの違いをやさしく解説
連携サービスから入力する場合は、取引先名を起点に考える
通帳やクレジットカードを連携して入力する場合は、もともとの明細に取引先名が含まれています。
そのため、自動仕訳ルールを見直すときは、まず取引先名を起点に考えると整理しやすいです。
たとえば、打合せで使うことが多いカフェなら、店名の一部をキーワードにして会議費へつなげる形が考えやすいです。
ただし、同じ店でも用途によっては会議費ではなく、別の科目になることがあります。
なので、店名だけで完全に固定するのではなく、実際の利用場面を踏まえて、修正が必要な取引は都度見直す前提が大事です。
銀行口座やカードの連携をどの範囲で使うか、どこから明細を取り込むかが曖昧だと、自動仕訳ルールも安定しにくくなります。
→ マネーフォワード クラウド会計の連携方法｜銀行・カード・Excel取込の基本
Excelで入力する場合は、取引内容を起点に考える
現金取引などをExcelで取り込む場合は、連携サービスとは少し考え方が変わります。
Excelでの入力は、取引先名だけでなく、取引内容も自分で入力できるため、店舗名よりも「打合せ」「消耗品購入」といった取引内容を起点にルールを作った方が、使い回ししやすいことがあります。
同じ会議費でも、利用する店舗は毎回同じとは限りません。
そのため、店名ごとに細かくルールを作るより、取引内容の表記を揃えておいた方が、結果的にメンテナンスは少なくて済みます。
ExcelやCSVを使う場合は、取引内容の表記を揃えておくと、取り込みや自動ルールの精度もかなり安定しやすくなります。
→ 売上の会計ソフト入力、手入力のままで大丈夫？士業で見直したい3つの方法
自動仕訳ルールは、「何をそろえるか」を決めると使いやすくなる
自動仕訳ルールを整えるときに大事なのは、
何をキーワードとしてそろえるか
を決めることです。
たとえば、
- 打合せ
- 打ち合わせ
- ミーティング
が混在していると、同じ内容のつもりでも別の扱いになりやすくなります。
また、
- 半角・全角
- スペースの有無
- 店舗名の表記ゆれ
なども、地味ですが精度に影響します。
クラウド会計は自動で学習してくれるイメージを持たれがちですが、実際には、元になる表記やルールが揃っていないと、なかなか安定しません。
だからこそ、入力の段階で少しだけ揃える意識を持つと、あとでかなり楽になります。
自動仕訳ルールは、細かくしすぎない方がうまくいくこともある
最初は、できるだけ正確に仕訳させようとして、細かい条件でルールを作りたくなります。
ただ、実務では、細かすぎるルールは逆に使いづらくなることがあります。
- 店舗ごとに別ルールを作る
- 同じ用途でも少しずつ違う摘要で登録する
- 似たルールが増えて整理しづらくなる
こうした状態になると、結局どのルールが使われているのか分かりづらくなります。
自動仕訳ルールは、細かさよりも、
継続して出てくる取引に、無理なく共通ルールを当てられるか
の方が大事です。
マネーフォワードクラウドは、ルールを整えるとかなり楽になる
マネーフォワードクラウドは、もともと自動連携との相性がよく、うまく運用できるとかなり便利です。
ただ、その便利さは、最初から完成されているというより、使いながら少しずつ調整していく中で出てくるものだと思っています。
- 完全一致を部分一致に見直す
- 店名より取引内容を起点に考える
- 表記ゆれを減らす
- 細かすぎるルールを整理する
こうした見直しをするだけでも、仕訳の推測精度や、日々の確認のしやすさはだいぶ変わります。
実際にも、クラウド会計の連携や入力ルールを見直して、経理の流れを整理した事例があります。
→ 実績・対応事例を見る
まとめ
マネーフォワードクラウドの自動仕訳ルールは、一度作って終わりではなく、時々見直した方が使いやすくなります。
特に、
- うまく推測されない
- 同じような取引なのに科目がぶれる
- ルールが増えすぎて分かりにくい
といった場合は、自動仕訳ルールの作り方や入力内容の揃え方を見直す余地があるかもしれません。
クラウド会計は、自動で取り込めること自体が便利ですが、実際には「どう推測させるか」「どこでルールを整えるか」で使いやすさがかなり変わります。
いまの運用がしっくりきていない場合は、一度ルールの見直しをしてみるだけでも、かなり楽になることがあります。
