業務効率化というと、
「それで売上が伸びるのか？」
と感じることがあります。
たしかに、業務効率化そのものが、すぐに売上を増やすわけではありません。
ただ、小さな会社や個人事業主にとっては、業務の流れを整えることが結果的に売上や経営判断につながることがあります。
今回は、業務効率化が事業にどう影響するのかを、実務目線で整理してみます。
業務効率化は、直接売上を作るものではありません
まず前提として、業務効率化の中心になるのは、いわゆるバックオフィスです。
たとえば、
- 会計ソフト
- 給与計算ソフト
- 経費精算
- 請求書発行・受領
- 契約管理
といったものです。
これらは、広告や営業のように、直接売上を作るものではありません。
そのため、効率化にお金や時間をかけるより、営業に回したほうがよいように見えることもあります。
この感覚自体は自然だと思います。
それでもバックオフィスを整える意味がある
ただ、バックオフィスは直接売上を生まなくても、事業を回すうえではかなり重要です。
たとえば、
- 売上の状況が見えるのが遅い
- 経費精算が止まりやすい
- 請求書の発行や管理に手間がかかる
- 契約や承認の流れが属人的になっている
といった状態だと、社長や現場の人が細かい確認に時間を取られやすくなります。
この時間は、少しずつですが確実に本業を圧迫します。
小さな会社ほど、効率化の影響は大きい
個人事業主や小規模な会社は、人が少ない分、誰か一人に業務が集中しやすいです。
そのため、バックオフィスの流れが整っていないと、
- 社長が経理まで見ている
- 営業担当が請求書や入金確認もしている
- 誰かが休むと止まる
ということが起きやすくなります。
逆にいうと、小さな会社ほど、一つ整うだけで変化が出やすいともいえます。
人を増やす前に、仕組みを整えたほうがよいこともある
最近は、経理やバックオフィスを一人で回せる人材を採用するのが簡単ではありません。
実務経験のある人を採用したいと思っても、条件が合わなかったり、そもそも見つからなかったりすることがあります。
そういうときに、業務効率化が進んでいると、
- 実務経験が浅い人でも回しやすくなる
- 外部のサポートを受けやすくなる
- 遠隔でも業務を進めやすくなる
といった形で、採用や外注の選択肢が広がります。
もちろん、ソフトを入れれば全部解決するわけではありません。
ただ、流れを整えておくことで、人に依存しすぎない状態には近づけます。
業務効率化で増えるのは「営業と判断の時間」です
業務効率化が進むと、結果として増えるのは、社長や現場の人の時間です。
たとえば、
- 業績の把握が早くなる
- 経費精算をスマホで済ませやすくなる
- 契約や承認が止まりにくくなる
- 請求や入金確認が整理される
こうしたことが積み重なると、間接業務に取られていた時間が減ります。
その分、
- 営業に時間を使える
- 新しいサービスを考えられる
- 数字を見ながら早めに判断できる
ようになります。
つまり、業務効率化は直接売上を作るわけではなくても、
売上につながる行動をしやすくする
という意味があります。
大事なのは、ソフトを増やすことではなく流れを整えること
ここはかなり大事ですが、業務効率化というと、
「何のソフトを入れるか」
に意識が向きがちです。
ただ、実際には、
- いま使っているソフトで連携できるのか
- どこを手入力のままにするのか
- どこから先に整えるべきか
を考えるほうが重要です。
便利なソフトを増やしても、流れがバラバラだと逆に分かりにくくなることもあります。
だからこそ、まずは
既存の流れで何が詰まっているか
を見ることが近道です。
どこから始めるか迷うなら、まずは一番手間のかかるところから
業務効率化を考えるとき、最初から全部を変える必要はありません。
たとえば、
- 会計データの集まり方
- 経費精算の流れ
- 請求書の発行と管理
- データの保存先
- 承認の流れ
などの中で、いちばん手間がかかっているところから見直すだけでも十分です。
小さな会社では、一つ整うだけで全体がかなりラクになることがあります。
まとめ
業務効率化は、直接売上を増やすものではありません。
ただ、バックオフィスの流れが整うことで、
- 判断が早くなる
- 間接業務の時間が減る
- 営業や新しい取り組みに使える時間が増える
といった形で、結果的に事業へよい影響が出ることがあります。
特に個人事業主や小規模な会社では、業務効率化による変化が出やすいこともあります。
「売上を直接伸ばすものではないから後回し」で終わらせず、
まずは今いちばん手間がかかっているところを一つ見直してみるだけでも、意外と変わるかもしれません。
業務効率化は、便利なツールを増やすことより、今の流れを無理なく回る形に整えることが大切です。
何から見直せばよいか迷う場合は、まず一度、今の業務の流れを整理してみるのも一つです。
