個人事業主や10人未満の中小企業では、
「日々の業務がなんとなく回ってはいるけれど、手間が多い」
「もっとラクにできそうなのに、どこから手をつければいいか分からない」
ということがあります。
業務効率化というと大げさに聞こえるかもしれませんが、実際には
毎日少しずつ発生している手間を減らすこと
の積み重ねです。
特に小規模な事業は、大企業よりも小回りが利くぶん、いったん整うと変化が早いことがあります。
今回は、個人事業主や10人未満の中小企業が、まず見直したい業務効率化のポイントを整理します。
業務効率化というと難しく見えますが、実際には会計ソフトや給与ソフト、データ保存のやり方を少し整えるだけでも変わりやすいです。
→ クラウド型の会計ソフト・給与ソフトを使うメリットとは？
効率化は「やりたいと思ったとき」が始めどきです
業務効率化を始めるタイミングは、基本的には
見直したいと思ったとき
で大丈夫です。
もちろん、会計ソフトの変更や申告に関わる部分は、期の切れ目などで始めたほうが整えやすいこともあります。
ただ、そこにこだわりすぎて先送りになるくらいなら、できるところから少しずつ見直したほうが進みやすいです。
大事なのは、完璧なタイミングを待つことではなく、
今いちばん負担になっているところを見つけること
だと思います。
まず見直したいのは「保存先」です
意外と後回しになりやすいのが、データの保存先です。
会社のデータをローカルPCだけに保存していると、
- PCが壊れたときに復旧が大変
- 外出先で確認しにくい
- 他の人と共有しにくい
といった問題が出やすくなります。
そのため、まずは
データの保存先をクラウドに寄せる
ところから始めると、かなり変わります。
たとえば、
- Google Drive
- OneDrive
- Dropbox
- Box
など、選択肢はいくつかあります。
何を使うかより、まず
ローカル保存だけに依存しない状態にすること
が大事です。
データの保存先をクラウドに寄せる考え方は、会計ソフトや請求書ソフトの選び方にもつながります。
→ クラウド会計とは？今までの会計ソフトとの違いをやさしく解説
業績を早く把握したいなら、会計データの集まり方を見直す
「今月どうだったかを、もっと早く知りたい」
という場合は、会計データがどう集まっているかを見直す必要があります。
たとえば、銀行明細を1行ずつ手入力していると、それだけで時間がかかります。
今の会計ソフトで銀行口座やクレジットカードを同期できるなら、その方法へ切り替えるだけでもかなり変わります。
さらに、
- ECサイト
- レジデータ
- 請求データ
なども連携できる場合があります。
大事なのは、
何が同期できるかを確認すること
と、
同期した後にどう整理するかを決めること
です。
会計データを早く集めたい場合は、まず銀行口座やクレジットカード、Excel取込など、どこを同期に乗せられるかを整理すると進めやすいです。
→ マネーフォワード クラウド会計の連携方法｜銀行・カード・Excel取込の基本
小規模事業で見直しやすいのはこのあたりです
10人未満の会社や個人事業主なら、特にこのあたりは見直しやすいです。
データの保管先
まずはローカル保存からクラウド保存へ。
共有や確認がしやすくなります。
会計ソフト
手入力が多いなら、同期や取り込みを使える形に見直します。
請求書発行
請求書を作るだけで終わらず、その後の会計入力につながる形にするとラクになります。
請求書を作ったあとに会計ソフトへ手入力している場合は、そこが効率化の大きな見直しポイントになりやすいです。
→ 売上の会計ソフト入力、手入力のままで大丈夫？士業で見直したい3つの方法
給与計算
人数が少ないうちに流れを整えておくと、あとから崩れにくいです。
経費精算
領収書の回収や入力方法を決めておくだけでも、かなり違います。
経費精算は、申請方法だけでなく、領収書やレシートをどう回収して保管するかを決めておくと止まりにくくなります。
→ 今日から始める確定申告準備｜領収書（レシート）の保管・整理の基本
効率化は「全部を自動化すること」ではありません
ここは大事なところですが、効率化というと
「全部を自動化する」
ことだと思われがちです。
ただ、実際にはそうではなくて、
- どこを手でやるか
- どこを取り込むか
- どこを連携するか
を整理して、
無理なく続けられる形にすること
のほうが大切です。
便利なソフトを入れても、運用が合っていなければ逆に分かりにくくなることもあります。
だからこそ、機能を増やす前に、今の流れを見直すことが近道だったりします。
効率化は、自動化できる機能を増やすことよりも、自動仕訳ルールや入力ルールを今の運用に合う形へ整えることのほうが大事になることがあります。
→ マネーフォワードクラウドの自動仕訳ルールは、どう整えると使いやすくなるか
まずは「いちばん手間がかかっている場所」からで大丈夫です
効率化というと、全部まとめて見直さないといけないように感じます。
でも実際には、
- 書類の保存がバラバラ
- 会計入力が遅い
- 請求書の転記が多い
- 経費精算が止まりやすい
など、いちばん負担になっているところから手をつけるだけで十分です。
小規模な事業は、1つ整うだけでも全体がかなりラクになることがあります。
まとめ
10人未満の個人事業主や中小企業は、大企業よりも小回りが利くぶん、業務効率化を進めやすいことがあります。
まず見直したいのは、
- データの保存先
- 会計ソフトへのデータの集まり方
- 請求書発行
- 給与計算
- 経費精算
といった、日々の業務で何度も触れるところです。
効率化は、便利なツールを増やすことよりも、
今の業務を無理なく回る形に整えること
が大切です。
「何から手をつければよいか分からない」という場合は、まず一番手間がかかっているところから見直してみるのがおすすめです。
