月次試算表で、社長が毎月見るのはここだけでいい｜異常に気づくための見る順番

会計ソフトから月次の試算表を出してみたものの、科目も数字も多くて、どこを見ればよいか分からない。税理士から試算表を受け取っても、「利益がいくら」以外は読み流している。ひとり社長や少人数の会社では、こうした状態のまま決算を迎えることが少なくありません。この記事では、試算表の数字を全部読むのではなく、毎月ここだけは見ておきたい場所と、見る順番をお伝えします。

結論：見るのは「いつもと違うところ」と「残っているお金の中身」

• 損益計算書（PL）は、売上と費用を前月・前年同月と比べて、いつもと違うところだけを見る
• 貸借対照表（BS）は、預金残高と、未払金・預り金・借入金など“残っているもの”の中身を見る
• 数字の正しさを一件ずつ確かめるのではなく、「違和感があるところ」を見つけて、理由を確認する
• 利益と手元のお金は一致しない。納税や返済に使うお金も、試算表から見込める

試算表は、会社で起きたことの結果です。社長の役割は、数字の細部を検算することではなく、「いつもと違う」に気づいて、その理由を説明できるかどうかを確かめることだと考えています。

試算表のどこを見るか（見る順番）

毎月、次の順番で見ていくと、大きな違和感から先に気づけます。

1. 売上（前月・前年同月と比べる）
2. 毎月同じはずの費用（金額の変化・計上漏れ）
3. 営業外・特別の科目（通常の月には出ないもの）
4. 預金残高（通帳・ネットバンクと合っているか）
5. 残っているもの（未払金・預り金・借入金・仮払金など）
6. 利益と手元のお金（納税・返済に回すお金）

売上：前月と前年同月の両方と比べる

まず売上を見ます。前月との比較だけでは、季節による増減と区別できません。前年同月とも比べると、「今年だけ落ちている」「毎年この月は少ない」が分かります。取引先別・部門別に売上を分けている場合は、どの取引先・部門で動いたかも見ておきます。

毎月同じはずの費用：金額が変わっていないか、今月もあるか

家賃・役員報酬・給料・サブスク・リース料など、毎月ほぼ同じ金額の費用は、次の2点を見ます。

• 今月だけ金額が違っていないか（二重に計上されている、別の科目に入っている、など）
• 毎月あるはずのものが、今月はゼロになっていないか（計上漏れ、引落しの失敗、など）

下の方の科目：通常の月には出ないものがないか

試算表の下の方にある営業外収益・営業外費用・特別利益・特別損失は、件数は少ないものの、金額の大きいものが入りやすい場所です。雑収入・雑損失に何が入っているか、支払利息が借入の残高に見合っているかを見ます。

預金残高：通帳・ネットバンクの残高と合っているか

BSでは、最初に預金残高を見ます。会計ソフトの残高と、通帳やネットバンクの月末残高が一致しているか。ここが合っていないと、ほかの数字も信頼できません。

残っているもの：未払金・預り金・借入金・仮払金

BSの負債側や、仮払金・立替金などは、「合計額」ではなく「何が残っているか」を見ます。

利益と手元のお金：納税・返済に回すお金を見込む

利益が出ていても、手元のお金が同じだけ増えているとは限りません。借入の元金返済、在庫の仕入れ、売掛金の回収待ちなどがあるためです。また、利益が出ていれば法人税等が、課税事業者であれば消費税がかかります。赤字でも消費税の納付が出ることがあります。試算表の利益と消費税の数字から、決算後に必要になるお金を早めに見込んでおくと、資金繰りで慌てにくくなります。

よくあるつまずき

利益の数字だけを見て終わる

利益が予想どおりでも、その中で売上が減って費用も減っている、ということがあります。売上と主な費用は、合計ではなく中身の動きを見ます。

税込と税抜が混ざったまま比べる

会社が税込経理か税抜経理かで、売上や費用の金額の見え方が変わります。前年の試算表と比べるときは、同じ方式で作られているかを確認してください。

「いつもと違う」に気づいても、理由を確かめない

違和感に気づいても、その理由が分からないまま次の月に進むと、決算で初めて原因を探すことになります。理由がすぐ分からないものは、税理士との打合せやメールで早めに共有するのが近道です。

山川事務所ではどこまで支援するか

当事務所の税務顧問では、会計データの確認と月次試算表のチェックを行っています。会計データの確認は、打合せの回数にかかわらず毎月行っています。

毎月の確認では、この記事で挙げたような、いつもと違う動きや残高の中身を含めて、試算表全体を見ています。お客様に入力していただいた内容もそのまま確定とはせず、勘定科目・消費税区分・残高に修正が必要なものは事務所側で修正または確認したうえで、試算表の数字を見ています。

報告書の作成と打合せの頻度はプランによって異なります（ライトは年4回・報告書は四半期ごと、ベーシックは年6回・法人の報告書は2か月に1回程度、プレミアムは毎月）。打合せでは、試算表の数字を確認するだけでなく、その月に事業で起きたことも伺います。数字の背景にある出来事の中に、確認した方がよい税務の論点が含まれていることがあるためです。

月次で確認した数字は、納税見込みや資金繰り、今後の経営判断にも使えるように整理します。

試算表を社長ご自身が見る時間を取りやすいように、必要に応じて、今月確認していただきたい点や注意点をまとめてお伝えします。

まとめ

• 試算表は全部読まなくてよい。いつもと違うところと、残っているお金の中身を見る
• 売上は前月と前年同月の両方と比べる。毎月同じ費用は、金額の変化とゼロの月に注意
• 預金残高が通帳と合っているかを最初に確認する
• 未払金・預り金・借入金・仮払金は、合計ではなく中身を見る
• 利益と手元のお金は一致しない。納税・返済に必要なお金も試算表から見込む

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