経費精算・役員の立替を、月1回で締める手順｜小さな会社の毎月の流れ

社長が自分のカードや現金で会社の支払いをして、レシートが財布やカバンの中にたまっていく。精算しようと思っているうちに数か月たち、どれが会社の支払いだったのか分からなくなる。ひとり社長や少人数の会社では、よくある流れです。

この記事では、立て替えた経費を「月1回」でまとめて締めるための手順をお伝えします。会社と個人のお金をなぜ分けるのか、という考え方は 法人の口座と社長個人のお金が混ざると何が困る？ にまとめていますので、ここでは毎月の手順に絞ります。

結論：締め日と精算日を決めて、毎月同じ順番で回す

• 立替は、月末などの 締め日 で区切り、翌月の決まった日に まとめて精算 する
• レシート・領収書は、立替分だけ分けて集める
• 精算書には「日付・支払先・金額・内容」を1行ずつ書く
• 帳簿では、精算するまでの金額を未払金などで残し、「社長に返す金額」がいつでも分かる形にする
• 精算の振込は、給与の振込などと同じタイミングで、給与とは別に行う

前提として、法人カードで払える支払いは法人カードで払い、立替そのものを減らしておくと、毎月の精算がずっと軽くなります（法人カードを作った最初の月に決めておくこと）。

毎月の精算の手順

立替分のレシートを、ほかの書類と分けて集める

月の途中は、立替分のレシート・領収書だけを入れる封筒やフォルダを1つ決めておきます。会社のカードで払った分や、請求書払いの分と混ざると、あとで「これは立替だったか」を確認し直すことになります。

写真やスキャンでデータにして保存している場合も、立替分のフォルダを分けておくと、月末に数えやすくなります。

締め日に、精算書へ1行ずつ書き出す

締め日が来たら、その月の立替分を精算書に書き出します。1枚のレシートにつき1行が基本です。項目は、たとえば次のようなものが考えられます。

内容の欄は、あとから見て「会社の経費だ」と説明できるように書きます。会議費・交際費のように、相手や目的で判断が変わるものは、特に一言メモを残しておくと確認が早くなります。

精算書の様式や項目は、表計算ソフトでも、会計ソフトの経費精算の機能でもかまいません。ここに挙げたのは一般的な例で、実際には、取引の内容やこれまでの処理の続き方、使っている会計ソフト、会社の経理の回し方を確認して決めます。大切なのは、毎月同じ形で残ることです。

精算書の合計と、レシートの合計を合わせる

確認の一例として、書き出したあとに精算書の合計額とレシートの合計額が一致しているかを見ておくと、書き漏れや、同じレシートを2回書いていないかを、ここで見つけやすくなります。

帳簿に登録し、「返す金額」を未払金などで残す

会計ソフトには、レシートごとの内容で経費を登録し、相手の科目は未払金など、立て替えた人に返す金額が分かる科目にしておきます。こうしておくと、締め日から精算日までの間も「いくら返すことになっているか」が帳簿で確認できます。

精算日に振り込み、残高がゼロになったかを見る

精算は、給与の振込などと同じタイミングで、立替分を別に振り込む形にしておくと、精算のし忘れや、細かい振込の繰り返しを防げます。給与と立替分は、金額も帳簿も分けて扱います。

振り込んだら、未払金の立替分の残高がゼロ（または翌月分だけ）になっているかを確認します。前の月の分が残っていれば、精算漏れか、登録の二重がないかを見ます。

消費税の面で確認しておくこと

立て替えた経費について消費税の仕入税額控除を受けるには、原則としてインボイス（適格請求書・適格簡易請求書）の保存が必要です。

• レシート（適格簡易請求書）の宛名に従業員の名前が書かれている場合、そのレシートだけでは原則として控除できません。ただし、その従業員が会社に所属していることが分かる従業員名簿などをあわせて保存していれば、控除を受けられるとされています。名簿などがなく立て替えた人を特定できない場合は、従業員が作成した立替金精算書の保存も必要です（国税庁 インボイスQ&A 問94-2）
• 3万円未満の電車・バスなど公共交通機関の運賃、従業員等に支給する通常必要と認められる出張旅費・宿泊費・日当などは、一定の事項を書いた帳簿の保存だけで控除が認められます
• 基準期間の課税売上高が1億円以下などの会社は、税込1万円未満の課税仕入れについて、令和11年9月30日までの間、帳簿の保存だけで控除できる特例があります

社長（役員）が立て替えた場合について、上の問94-2が取り上げているのは従業員の立替です。国税庁のQ&Aでは、立替払の一般的な扱いとして、立て替えた人の名前が書かれたインボイスに、立て替えた人が作成した立替金精算書などをあわせて保存する方法が示されています（インボイスQ&A 問94）。社長の立替をどの書類で残すかは、取引の内容によって個別に確認します。

よくあるつまずき

• 数か月分をまとめて精算する：レシートの内容を思い出せず、会社の経費か個人の支出かの説明がしにくくなります
• 立替分とカード払いの分が混ざる：同じ支払いを、立替としても法人カードの明細からも登録してしまい、経費が二重になることがあります
• 精算額を給与と一緒に振り込み、帳簿でも一緒にする：給与の額と立替の精算額が区別できなくなります
• 未払金の残高を見ていない：返したはずの立替が残っていたり、マイナスになっていたりしても気づけません

山川事務所ではどこまで支援するか

当事務所では、立替そのものを減らすために、まず法人名義のクレジットカードを作っていただくようお願いしています。立替精算は現金しか使えない場面に絞り、立て替えた分は領収書を分けて保管し、給与の振込などと同じタイミングで別に精算する形をおすすめしています。

税務顧問の中で、毎月の会計データを確認し、勘定科目や消費税の区分に違和感がないかを見ています。また、クラウド会計サポートでは、領収書の管理方法や経費精算のやり方など、日々の業務が回る流れを整えることも支援内容にしています。

• 締め日・精算日や、精算書をいただく毎月の期限は、事務所共通の固定日ではなく、会社ごとに、締日・給与日・月次確認日から逆算して決めます
• レシートと精算書、「何のための支払いか」のメモはお客様にお願いしています。事務所側で支払いの中身を推測して仕訳を決めることはしません
• お客様に入力していただいた精算も、そのまま確定とはせず、月次の確認で勘定科目・消費税の区分・未払金の残高を見て、直す必要があるものは事務所で修正または確認します
• 入力が負担になっている場合は、記帳代行（別料金）を組み合わせることもできます

まとめ

• 立替は締め日で区切り、決まった日にまとめて精算する
• レシートは立替分だけ分けて集め、精算書に1行ずつ書き出す
• 精算書とレシートの合計を合わせてから、帳簿に登録する
• 精算するまでの金額は未払金などで残し、精算後に残高を確認する
• 精算は給与の振込などと同じタイミングで、給与とは分けて行う
• 法人カードで払える支払いは法人カードに寄せ、立替そのものを減らす

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