freee・マネーフォワードの自動仕訳は、どこまで任せていい？人が確認すべき取引の基準

freee やマネーフォワード クラウド会計を使っていると、「自動で入った仕訳を、そのまま信じていいのか」と迷う場面があると思います。

先に結論をお伝えします。

自動仕訳に任せやすいのは、毎月同じ相手・同じ内容で繰り返す取引です。新しく出てきた取引や、いつもの金額・内容から外れる取引は、人が確認してから処理します。この考え方は、会社が入力していても、税理士が入力していても同じです。変わるのは「誰が、いつ確認するか」だけです。

前提：誰が入力するかは会社ごとに違う

freee・マネーフォワードの使い方は、会社によって大きく次の3つに整理できます。

この記事で紹介する「任せやすい取引」「一旦処理してあとで確認できる取引」「登録前に判断した方がよい取引」の分け方は、3つの型どれでも使えます。

自動仕訳に任せやすい取引

ほぼ自動で流してよいのは、次のような取引です。

• サブスクリプション（ソフトウェアやクラウドサービスの月額料金など）
• 毎月同じ取引先との、同じ内容の取引

どちらも、相手・内容・金額のパターンが毎月そろっているので、一度正しいルールを作れば、同じ仕訳を繰り返せます。当事務所でも、3類型のどれでも、こうした取引は自動仕訳に任せています。

一旦処理して、あとで確認できる取引

すぐに正解が決まらない取引でも、必ず登録の前に止めるとは限りません。あとから資料で確かめられるものは、一旦処理して、確認したうえで直す方法もあります。

会社が入力する場合（自社入力型・分担型）

たとえば車の買い替えのように、下取りやローンが絡む取引でも、税理士が「いったん、こう登録してください」とお伝えして登録してもらい、請求書や契約書を見てから税理士側で修正することがあります。

経理担当者がいる会社では、仕訳案を見せてもらい、税理士から修正案を返す形を取ることもあります。

税理士が入力する場合（当事務所での例）

資料が足りずに判断できない取引が、1回限りのものなら、当事務所では仮の勘定で一旦処理することがあります（仮払金など）。資料がそろった時点で、正しい科目へ振り替えます。

これは当事務所での一時的な処理の例で、どの会社にもおすすめする方法ではありません。仮の勘定で処理した取引は、そのまま残さず、あとで必ず確認して振り替えることが前提です。

登録前に判断した方がよい取引

次のような取引は、自動で流さず、内容を確かめてから処理します。

• 新しく出てきた取引先・取引
  今後も続く取引であれば、最初の処理をもとに自動仕訳ルールを作ることがあります。最初の処理を間違えると、その後も同じ処理を繰り返す原因になるため、最初は人が確認します。3類型のどれでも同じです。
• 金額が大きい取引
  普段の定型処理とは違う内容が含まれていないかを確認します。固定資産の購入など、会計処理そのものが変わる場合もあります。パソコンや備品を買ったときの確認は、パソコンや備品を買った月に、経理でやることにまとめています。
• いつもの金額・内容のパターンから外れる取引
  毎月同じ相手でも、普段と違う金額や内容のときは、会社側に内容を確認しないと処理を決められないことがあります。

初めての取引や、ルールを作るときの考え方

初めての取引には、今後も出てくるかどうかで対応を分けています。

• 今後も繰り返し出てくる取引
  必要なら補助科目を作ってから登録します。今後も繰り返す取引は、最初の処理をもとにルールを作ることが多いため、最初に処理方法を確認しておきます。
  税理士側で入力していて資料が足りないときは、当事務所では未処理のままにして、資料が届くのを待ちます。ルールはあとから直すこともできますが、最初から正しいルールを作っておきたいからです。
• 1回しか出てこない取引
  補助科目までは作らず、勘定科目をお伝えして登録してもらいます。

取引先の名前や引き落としの表記が変わったときも、ルールが合わなくなることがあります。ルールの見直しのしかたは、自動仕訳ルールの見直しで、経理チェックの手間はどこまで減らせるで紹介しています。

自社入力・税理士入力・分担型で、確認のしかたはどう変わるか

判断の基準は同じでも、確認の流れは型ごとに違います。

自社入力型

• 会社が登録し、税理士が毎月まとめて確認する
• 迷う取引は、登録する前に質問してもらうか、税理士の指示どおりに登録してもらい、あとで税理士が確認して直す
• 経理担当者がいる場合は、仕訳案を見せてもらい、修正案を返す

税理士入力型

• 税理士が処理し、判断できない取引や資料が足りない取引は、会社に確認する
• 当事務所では、まず内容を確認したうえで、1回限りの取引は仮の勘定でいったん処理し、今後も続く取引は資料が届くまで未処理のままにしています

分担型

• どの口座・どの種類の取引を、会社と税理士のどちらが担当するかを決めておく
• 担当の境目にある取引を、どちらが判断するかも決めておく

どの型でも、「誰が判断するか」「分からない取引をどこに残すか」が決まっていないと、確認が漏れやすくなります。

freee・マネーフォワードでルールを設定するときの注意

freee の「自動登録ルール」

• ルールには、勘定科目などの候補を出して人が確認してから登録する「推測する」と、確認せずに登録まで行う「登録する」があります。自動化に任せやすい取引は「登録する」、人が確認したい取引は「推測する」にしておくと使い分けやすくなります
• なお、この記事の「一旦処理して、あとで確認する」は freee の機能の分類ではなく、会社や税理士の側の運用です
• 条件は、完全一致・部分一致のほか、金額の範囲でも指定できます
• 新しく作ったルールは、次に取り込む明細から適用されます。すでに取り込んだ明細に適用するときは、「自動で経理」の画面から適用の操作をします

マネーフォワード クラウド会計の「自動仕訳ルール」

• 取り込んだ明細に対して、あらかじめ決めた仕訳を作るための機能です
• 明細の一致のさせ方（完全一致・部分一致など）を選べます。登録したルールは一覧で確認・編集できます

共通して気をつけること

誤ったルールを作ると、同じ誤りが毎月繰り返されます。ルールは、最初の段階で正しく作っておくことが大切です。具体的な操作は、各ソフトの公式ヘルプで最新の画面を確認してください。

自動化しても人が確認する仕事が残る理由は、クラウド会計の自動化で『人が確認すべき仕事』は何が残る？でも整理しています。

まとめ

• 自動仕訳に任せやすいのは、サブスクや毎月同じ取引先との同じ内容の取引
• 新しい取引、金額が大きい取引、いつものパターンから外れる取引は、人が確認してから処理する
• 一旦処理してあとで確認できる取引もある。どこまでそうするかは、資料であとから確かめられるかで決める
• 判断の基準は、自社入力・税理士入力・分担型のどれでも同じ。変わるのは誰がいつ確認するか
• ルールは最初から正しく作る。間違ったルールは、同じ誤りを繰り返す