こんにちは。
港区で、個人事業主・中小企業のご相談を中心に対応している税理士の山川です。
「これは経費になりますか？」
というご相談はよくあります。
ただ、経費になるかどうかは、何でも一覧表のように決まっているわけではありません。
同じタクシー代でも、仕事で使えば経費になり得ますし、プライベートなら経費にはなりません。
つまり、経費かどうかは、その支出が事業に関係しているかどうか を見て判断していくことになります。
今回は、経費かどうかで迷ったときに持っておきたい考え方を整理します。
開業したばかりの方は、経費の考え方だけでなく、開業届や青色申告の前提もあわせて整理しておくと進めやすいです。
→ 個人事業主・フリーランスで開業したらまず出したい届出書は？開業時の手続きを整理
まず見るのは「事業に関係あるかどうか」
経費とは、仕事をするうえで必要な出費のことです。
そのため、まず考えたいのは
その支出が事業に関係しているかどうか
です。
たとえば、
- 請求書を送るための封筒や切手
- お客様と打ち合わせをするための交通費
- 売上につながるための広告費
などは、事業との関係を説明しやすい支出です。
ここで大事なのは、
直接売上につながっているかだけでなく、売上を上げるための行動かどうか
も見ることです。
「経費になる・ならない」より「経費に入れるかどうか」
ここはかなり大事です。
「経費になる・ならない」という言い方をすると、
誰かが外から正解を決めるように聞こえます。
たとえば、
- 他の経営者が経費になると言っていた
- 税理士がダメと言った
- 税務署に聞いたら不安そうだった
こうした話をそのまま自分に当てはめたくなります。
でも、本来は
自分の事業に関係があるかどうかを、自分で判断する
ことが大切です。
つまり、
- これは事業に必要だったから経費に入れる
- これはプライベートだから経費に入れない
という考え方です。
ただし「自分の判断で何でもOK」ではない
ここは勘違いしやすいところです。
「経費に入れるかどうかは自分で判断する」といっても、
何でも自由に入れてよいわけではありません。
前提になるのは、あくまで
事業に関係がある支出かどうか
です。
自分で判断するとは、
勝手に広げることではなく、
事業に必要だったものを、自分の責任で整理する
ということです。
初めての確定申告では、経費の判断だけでなく、収入の入れ方や青色申告の前提でもズレやすいので、一度全体像を確認しておくと安心です。
→ 初めての確定申告で間違えやすいこと｜一度は税理士に確認しておきたいポイント
判断に迷ったら「説明できるか」を考える
実務では、ここがかなり使いやすい判断基準です。
その支出について、
家族や従業員、取引先、第三者に説明できるか
を考えてみてください。
たとえば、
- 家族旅行の費用
- プライベート用の家具
- 私生活で使うもの
を経費に入れようとすると、かなり無理な説明になりやすいです。
逆に、
- 打ち合わせのために移動した交通費
- 業務で使う備品
- 発送のための費用
などは、比較的説明しやすいはずです。
つまり、
堂々と説明できないものは入れない
という基準を持っておくと、かなり判断しやすくなります。
税理士だけでは判断できないことも多い
ここも大事です。
領収書やレシートを見せても、
それだけで経費かどうかを完全には判断できないことがあります。
なぜなら、
その支出が仕事に必要だったかどうかは、使った本人にしか分からないことが多い
からです。
たとえばタクシー代の領収書を見ても、
- 打ち合わせ帰りなのか
- 私用なのか
- どこへ向かったのか
までは、それだけでは分かりません。
なので、経費判断の土台を作るのは、まず本人です。
そのうえで税理士が見るのは「税務上どう扱うか」
ここが税理士の役割です。
本人が事業に必要だと判断して経費に入れたものでも、
税務上はそのまま全額経費にならないものがあります。
たとえば、
- 一定額を超える交際費
- パソコンなどで固定資産にすべきもの
- 罰金や反則金のように税務上経費にできないもの
などです。
つまり税理士は、
経費に入れたものを前提に、税務上どう整理するかをフォローする役割
を持っています。
事業に必要な支出でも、税務上はそのまま経費にせず、固定資産として減価償却で整理するものがあります。
→ 減価償却とは？定額法・定率法の違いと実務での考え方
損益計算書や決算書は「経営判断の材料」
1年間の経費は、最終的に損益計算書や青色申告決算書に表れます。
ここに入っている数字が、
「本当に事業に必要だった支出」をきちんと反映していないと、
次の判断もズレやすくなります。
だからこそ、
- 自分で
- 事業との関係を考えて
- 説明できる基準で
経費を整理していくことが大切です。
経費の整理がぶれると、損益計算書や決算書の見え方もずれやすくなるため、日々のルールを早めに整えておくと安心です。
→ 税務相談・コンサルティング相談を見る
まとめ
経費になるかどうかは、単純に一覧で決められるものばかりではありません。
大事なのは、
- 事業に関係しているか
- 売上や仕事につながる支出か
- 第三者に説明できるか
という視点です。
そして、
経費になる・ならないを他人任せにするのではなく、まず自分で判断する
ことが大切です。
そのうえで、税務上の取り扱いや整理を税理士がフォローしていく、という流れで考えると分かりやすいです。
開業したばかりで、経費の考え方や会計ソフトへの入れ方を最初に整理しておきたい方は、こちらもご覧ください。
→ 個人のお客様を見る
→ 新規創業・開業支援コンサルティングを見る
判断に迷ったときは、
「これは事業に必要だったと説明できるか」
を思い出してみてください。
経費の判断は、
- 事業との関係
- 説明できるかどうか
- 税務上どう扱うか
が重なって、意外と迷いやすいテーマです。
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