法人カードを作った最初の月に決めておくこと｜経費精算を減らし、クラウド会計につなぐ運用

会社で法人カードを作った。でも、カードを作っただけでは、経理はラクになりません。

当事務所では、法人カードを単なる支払いの手段ではなく、立替や経費精算を減らし、クラウド会計へデータを流すための仕組みの一部として考えています。そのためには、使い始める最初の1か月で、運用のルールを決めておくことが大切です。

この記事では、法人カードを作った最初の月に決めておきたいことをお伝えします。

結論：カードを作って終わりにせず、口座・会計ソフト・ECサイトまで最初に紐づける

法人カードを作ったら、次のことを最初に決めておきます。

• 法人口座・会計ソフト・よく使うECサイトまで紐づける
• カードで払える会社の経費は、できるだけ法人カードに集める
• 領収書・レシート・請求書などは、カードの明細とは別に保存する
• サブスクなど毎月同じ内容の支払いは、早めに自動仕訳ルールを作る

最初に決めること

法人カードを作ったら、まず次の5つを決めます。

• 法人カードと、会社の引落口座を紐づける
• 法人カードでは、個人の買い物をしない
• 誰がカードを使うのかを決める
• 毎月発生するサブスクの支払先を、法人カードへまとめる
• 会計ソフトとAPI連携できるカードは、連携する

カードで支払える会社の経費は、できるだけ法人カードへ集めていきます。目的の一つは、社長や従業員が立て替えて、あとから精算する手間を減らすことです。

引落口座は、法人口座と紐づけるのが基本

法人カードでも、カードの商品によっては、代表者個人名義の銀行口座を引落口座にできるものがあります。

ただ、会社の経理を分かりやすくするという点では、法人カードは法人口座と紐づける運用を基本としてご案内しています。

代表者個人の口座から引き落とす場合は、会社の経費を代表者が立て替えた形になります。精算や役員借入金などの処理が増え、経理が複雑になりやすくなります。

引落口座をどう設定できるかは、カードの商品ごとに違います。申し込むときに、カード会社の条件を確認してください。

カードの利用明細とは別に、領収書・請求書を保存する

カード会社の利用明細だけで済ませる運用にはしません。

国税庁の案内では、クレジットカード会社が発行する利用明細は、一般的に、適格請求書（インボイス）には該当しないとされています。利用明細だけでは、消費税の仕入税額控除に必要な請求書等の保存にはならないのが原則です。

そのため、次のものをきちんと保存します。

• 店舗で受け取る領収書・レシート
• 請求書
• ECサイトから取得する適格請求書など

カードの利用明細は、利用内容との照合や、会計ソフトとの連携に使います。明細と領収書・請求書を、役割を分けてそろえておくイメージです。

会計ソフト・ECサイトと連携する

法人カードの明細は、会計ソフトに取り込める形にしておきます。

• API連携できるカードは、会計ソフトと連携する
• API連携できない場合は、カード会社の管理画面からCSVを出力できるか確認する
• Amazon・ASKULなど、よく利用するECサイトも、連携できるものは連携する
• ECサイト側で取得する請求書・領収書などの保存も忘れない

カードとECサイトの両方を連携する場合は、同じ購入が、カードの明細とECサイトの明細の両方から取り込まれることがあります。二重に登録しないよう、どちらのデータを会計登録の起点にするかを、最初にルールとして決めておきます。

Amazonとクレジットカードを会計ソフトで連携するときの注意点は、マネーフォワードクラウドでAmazonとクレジットカードを連携するときの注意点にまとめています。

毎月同じ支払いは、最初に自動仕訳ルールを作る

サブスクのように、毎月同じ支払先・同じ内容で発生する取引は、カードを連携したあと毎回手で入力するのではなく、早い段階で自動仕訳ルールを決め、機械的に仕訳できる形に寄せておくと効率化しやすくなります。

自動仕訳ルールの考え方は、自動仕訳ルールの見直しで、経理チェックの手間はどこまで減らせるで詳しく説明しています。

まとめ

• 法人カードは、作って終わりにせず、最初の1か月で運用を決める
• 引落口座は法人口座と紐づけるのが基本。設定できるかはカード会社の条件を確認する
• 個人の買い物には使わない。誰が使うかを決める
• サブスクなど会社の経費は、できるだけ法人カードに集め、立替や経費精算を減らす
• カードの利用明細は照合と連携に使い、領収書・レシート・請求書は別に保存する
• API連携・CSV・ECサイトの連携で、会計ソフトへデータが流れる形にする。カードとECサイトの両方を連携するときは、どちらを登録の起点にするか決めて二重登録を防ぐ
• 毎月同じ支払いは、早めに自動仕訳ルールを作る