freeeの「未処理の明細」が数百件ある会社へ｜社長が最初に決める整理の順番

freeeのホーム画面で、口座の横の未処理の件数が数百件になっている。どこから手をつければいいか分からず、さらに後回しになっている。そんな状態の会社もあると思います。

先に結論をお伝えします。

いきなり全件を登録しないでください。先に自動登録ルールを確認し、たまった明細を「重複」「私用」「会社の取引」「資料が足りないもの」に分けてから登録します。判断できない明細は、誰に確認するかを決めて残しておきます。

未処理の明細がたまる原因

• 誰が処理するかが決まっていない：社長も経理担当も「誰かがやるだろう」と思っている
• ルールが実態に合っていない：候補の科目が毎回違い、1件ずつ直すのが面倒で後回しになる
• 判断できない明細が残る：何の支払いか分からないものが、処理されないまま積み上がる

放っておくと困ること

• 試算表が実態とずれたまま進み、毎月の数字を判断に使えない
• 決算の前に、何か月分もまとめて処理することになる
• 経費の漏れや、同じ取引の二重の登録に気づきにくい

全件を登録する前に、まず決めること

1. 誰が処理するか

会社で処理するのか、税理士に任せるのか、口座ごとに分けるのかを決めます。決めないまま片づけ始めると、途中でまた止まります。

2. 自動登録ルールを先に確認する

freeeの自動登録ルールには、候補を出して人が確認してから登録する「推測する」と、確認せずに登録まで進める「登録する」があります。

当事務所では、たまった明細を登録してもらう前に、まず自動登録ルールを確認します。間違ったルールのまま先にまとめて登録すると、誤った仕訳がまとめてでき、あとから直す作業が増えてしまうためです。

ルールを直したあと、すでに取り込まれている明細に当てはめたいときは、「自動で経理」の画面から適用の操作ができます。

片づける順番

1. 記帳を始める前の明細と、口座同士の資金移動を分ける

freeeでは、記帳を始める日より前の明細や、同期している口座同士でお金を移した明細は、取引として登録せずに「無視」する扱いが案内されています。

ただし、社長個人の支出や収入の明細を「無視」にすると、残高がずれる原因になるとされています。私用の明細は、無視ではなく、私用として処理します。

2. 毎月同じ取引から登録する

サブスクリプションや、毎月同じ相手との同じ内容の取引は、ルールを整えたうえでまとめて登録できます。ここで件数が大きく減ります。

3. 残った明細を1件ずつ確認する

初めての相手、金額が大きいもの、いつもと違う金額のものは、内容を確かめてから登録します。今後も続く取引は、最初の処理をもとにルールを作ることが多いので、ここで正しく決めておきます。

4. 判断できない明細を残す

何の取引か分からないものは、推測で登録しないでください。「誰に確認するか」「いつまでに確認するか」を決めて残しておきます。

片づけたあとに続けること

• 処理する担当と、処理する日（週1回など）を決める
• 月末に、口座の残高と freee の残高が合っているかを確認する（会計ソフトの預金残高が通帳と合わないとき、どこから確認する？）
• ルールは月1回見直す

freeeで毎月やることの全体は、freeeで毎月やることにまとめています。

まとめ

• 未処理の明細がたまる原因は、担当が決まっていない・ルールが合っていない・判断できない明細が残る、の3つ
• 全件を登録する前に、担当を決め、自動登録ルールを先に確認する
• 資金移動・私用・毎月の取引・残りの順に片づける。私用の明細は「無視」にしない
• 判断できない明細は推測で登録せず、確認する相手と期限を決めて残す